Selbst organisieren oder auslagern? Wir klären zuerst, was das Gesetz mit „intern“ und „extern“ meint, und vergleichen dann beide Wege nach Kosten, Aufwand, Neutralität und § 15 HinSchG - mit fünf Fragen als Entscheidungshilfe.
Das HinSchG lässt Ihnen die Wahl: Sie können die interne Meldestelle selbst organisieren oder an einen neutralen Dritten wie Hinweisgeber-24.de übertragen. Beide Wege sind zulässig - sie unterscheiden sich aber deutlich in Aufwand, Neutralität und Kosten.
Drei Begriffe, die oft verwechselt werden
Bevor Sie vergleichen, lohnt ein Blick auf die Wörter. Im Gesetz gibt es genau zwei Arten von Meldestellen, und „ausgelagert" ist keine davon:
- Interne Meldestelle (§§ 12 bis 18 HinSchG): die Stelle des Beschäftigungsgebers. Er muss sie einrichten, wenn er verpflichtet ist. Ob sie im Haus sitzt oder ein Dritter sie führt, ändert an der Einordnung nichts - sie bleibt die interne Meldestelle des Unternehmens oder der Behörde.
- Externe Meldestelle (§§ 19 bis 31 HinSchG): die Behörde. Der Bund hat sie nach § 19 HinSchG beim Bundesamt für Justiz eingerichtet, für Teilbereiche sind weitere Behörden zuständig. Hinweisgebende Personen dürfen sich direkt dorthin wenden. Ein Beschäftigungsgeber kann seine Pflicht nicht erfüllen, indem er auf die externe Meldestelle verweist.
- Interne Meldestelle durch Dritte: das, was Hinweisgeber-24.de anbietet. § 14 Absatz 1 HinSchG erlaubt ausdrücklich, einen Dritten mit den Aufgaben der internen Meldestelle zu betrauen. Umgangssprachlich heißt das „ausgelagert" oder „extern betrieben", rechtlich bleibt es Ihre interne Meldestelle.
Der Vergleich in diesem Beitrag betrifft also nicht „intern gegen Behörde", sondern zwei Arten, dieselbe interne Meldestelle zu organisieren: mit eigenen Leuten oder mit einem beauftragten Dritten.
Die eigenorganisierte Meldestelle
Bei einer internen, eigenorganisierten Lösung benennen Sie eine Person oder Einheit, die Meldungen entgegennimmt und bearbeitet. Das verschafft Nähe zum Unternehmen, bindet aber Personal, IT-Kapazität und Datenschutz-Know-how - und wirft Fragen zur Unabhängigkeit auf, wenn die zuständige Person zugleich andere Funktionen ausübt.
Die interne Meldestelle durch Dritte
Bei der ausgelagerten Lösung übernimmt ein neutraler Dritter wie Hinweisgeber-24.de die Einrichtung und Abwicklung des Kanals, die Vorprüfung und die Fristenkontrolle. Das entlastet interne Ressourcen und stärkt die Glaubwürdigkeit des Kanals, weil keine Interessenkonflikte bestehen.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | Eigenorganisiert | Intern durch Dritte (ausgelagert) |
|---|---|---|
| Neutralität | Abhängig von interner Rolle | Strukturell unabhängig |
| Aufwand für Sie | Aufbau + laufende Organisation | Gering, Abwicklung ausgelagert |
| Rechtliche Vorprüfung | Im Haus zu leisten | Durch unseren Anwalt |
| Fachkunde nach § 15 HinSchG | Für die benannte Person sicherzustellen und fortlaufend zu halten | Liegt bei der beauftragten Stelle |
| Fristen (7 Tage / 3 Monate) | Eigene Überwachung nötig | Wird im Verfahren überwacht |
| Datenschutz und Hosting | Serverwahl, Verschlüsselung und Löschkonzept selbst zu regeln | Vorgegebene Plattform, Hosting in Deutschland |
| Einrichtungsdauer | Mehrere Monate möglich | Innerhalb einer Woche |
| Kostenstruktur | Personal- und Fixkosten | Planbare Monatsgebühr |
Was § 15 HinSchG von der eigenorganisierten Lösung verlangt
Ein Punkt, den jede eigenorganisierte Lösung vor dem Start klären muss, steht in § 15 HinSchG. Die mit den Aufgaben betrauten Personen müssen bei ihrer Tätigkeit unabhängig sein, und Interessenkonflikte sind auszuschließen. Wer die Meldestelle der Personalabteilung, der Rechtsabteilung oder der Geschäftsführung zuordnet, muss begründen können, warum dort kein Konflikt entsteht, wenn sich eine Meldung gegen genau diese Abteilung richtet.
Dazu kommt die Fachkunde: Der Beschäftigungsgeber hat nach § 15 Absatz 2 HinSchG dafür zu sorgen, dass die betrauten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Das ist keine einmalige Schulung, sondern eine laufende Anforderung, weil sich die Rechtslage und die Praxis der Behörden weiterentwickeln. Bei der Lösung durch Dritte liegt diese Pflicht bei der beauftragten Stelle; bei uns nimmt unser Anwalt die Vorprüfung vor.
Fünf Fragen, die die Entscheidung tragen
Statt einer Faustregel fünf Fragen, die Sie ehrlich für Ihr Haus beantworten sollten. Je öfter die Antwort „nein" oder „unklar" lautet, desto eher spricht das für die Lösung durch Dritte:
- Gibt es eine Person, gegen die sich keine denkbare Meldung richten kann und die trotzdem genug Nähe zum Betrieb hat, um Meldungen einzuordnen?
- Kann diese Person binnen sieben Tagen bestätigen und binnen drei Monaten zurückmelden, auch im Urlaub, bei Krankheit und über einen Stellenwechsel hinweg (§ 17 HinSchG)?
- Ist geregelt, wer die Fachkunde nach § 15 HinSchG aufbaut und wer sie hält, mit Budget für Fortbildung und einem Stellvertreter?
- Haben Sie einen Meldekanal, der Vertraulichkeit nach § 8 HinSchG technisch sicherstellt, einschließlich Zugriffskonzept, Löschfristen und Protokollierung?
- Würden Ihre Beschäftigten diesem Kanal eine Meldung über einen Vorgesetzten anvertrauen? Das ist die einzige Frage, die Sie nicht selbst beantworten können, und die wichtigste.
Wie Sie entscheiden
Als Faustregel: Je weniger eigene Compliance-Ressourcen vorhanden sind und je wichtiger die wahrgenommene Neutralität ist, desto eher spricht das für eine Auslagerung. Eine belastbare Kostenbasis für beide Wege finden Sie im Kostenüberblick, die Schritte der Einführung im Beitrag Meldestelle einrichten.
Unsere interne Meldestelle verbindet Neutralität mit anwaltlicher Vorprüfung - netto 89 € / Monat je Portal zuzüglich netto 179 € je bearbeitetem Fall, monatlich kündbar.
