Fragen und Antworten zum HinSchG
Hinweisgeberschutzgesetz
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) trat am 2. Juli 2023 in Kraft. Alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden und alle Städte/Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern sind verpflichtet einen internen Meldekanal einzurichten.
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Welches Wissen müssen Unternehmen und Städte/ Gemeinden jetzt über das neue Hinweisgeberschutzgesetz haben?
Das Wichtigste über das HinSchG in Kürze
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinde/Städte mit über 10.000 Einwohnern müssen seit dem 02. Juli 2023 ein sicheres Hinweisgebersystem einrichten. Sie benötigen ein internes Meldeportal.
Hinweisgebende (Beschäftigte) müssen ihre Meldung schriftlich oder mündlich und auf Wunsch auch persönlich abgeben können.
Die interne Meldestelle muss den Hinweisgebenden innerhalb von 7 Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.
Die Meldestelle muss die hinweisgebende Person innerhalb von 3 Monaten darüber informieren, welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Unternehmen sind verpflichtet, die Identität der Hinweisgebenden zu schützen und die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.
Fragen & Antworten
Wir haben diese Informationen sorgfältig zusammengestellt. Sie erheben dennoch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit oder einer Rechtsberatung.
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?
Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz tritt für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen ein. Hinweisgeber (Whistleblower) werden geschützt und einheitliche Standards zur Meldung von Missständen und zum Schutz der Meldenden vorgeschrieben. Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Hinweisgebende übernehmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abschrecken können.
Wer muss eine Meldestelle vorhalten?
Nach § 12 Nr. 2 HinSchG müssen alle Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten eine eigene interne Meldestelle einrichten. Dies betrifft auch Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern.
§ 14 HinSchG erlaubt es jedoch, einen „Dritten“ mit der Aufgabe einer internen Meldestelle zu beauftragen.
Was sind Hinweisgebende oder Whistleblower?
Hinweisgebende (Informanten, Enthüllende oder Aufdeckende) sind Personen, die für die Öffentlichkeit oder Sicherheit wichtige Informationen aus einem geheimen, internen oder geschützten Zusammenhang veröffentlicht. Der oft gebrauchte Begriff "Whistleblower" ist der Anglizismus dafür.
Wer kann Hinweise gemäß dem HinSchG geben?
Wer im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit, auch im Vorfeld oder Nachgang seiner beruflichen Tätigkeit, Informationen über einen zu meldenden Verstoß erlangt hat, kann eine Meldung abgeben. Es muss sich zudem um einen Verstoß bei dem betreffenden Beschäftigungsgeber handeln.
Informationen über privates Fehlverhalten fallen nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz!
Was kann gemeldet, was kann nicht gemeldet werden?
Gemeldet werden können zum Beispiel Verstöße gegen Datenschutz, Arbeitssicherheit, gegen Umweltgesetze, gegen das Mindestlohngesetz, gegenüber Organen der Betriebsverfassung oder auch finanzielles Fehlverhalten, wie Bestechung oder Steuerhinterziehung. Es geht um Verstöße gegen geltendes Recht (EU-Recht und nationales Recht).
Dem Beschäftigten müssen tatsächliche Anknüpfungspunkte für die Annahme des Verstoßes vorliegen, beispielsweise weil er den Verstoß selbst wahrgenommen oder verlässliche Erkundigungen eingeholt hat. Er sollte nach Möglichkeit alle zur Verfügung stehenden Beweismittel (z.B. Zeugen, Urkunden, sonstige Unterlagen, Fotodateien, o.ä.) vorlegen.
Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst. Informationen über privates Fehlverhalten fallen nicht unter das HinSchG! Das Meldeportal ist auch keine allgemeine Beschwerdestelle für betriebliche Ärgernisse. Wie erwähnt, darf es nur für Verstöße gegen geltendes Recht (EU-Recht und nationales Recht) verwendet werden.
Auch für Hinweise auf Verstöße im Bereich des Wettbewerbsrechts und gegen die Vorschriften des Gesetzes über digitale Märkte (Verordnung (EU) 2022/1925 – Digital Markets Act) ist das Meldeportal nicht zuständig. Hierfür ist die Hinweisgeberstelle des Bundeskartellamts zuständig.
Was ist eine interne, was ist eine externe Meldestelle?
Jeder Beschäftigungsgeber mit mindestens 50 Beschäftigten ist dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Sie nimmt auch anonyme Meldungen entgegen. Diese kann aus besserem Schutz von Hinweisgebenden auch an einen Dritten ausgelagert werden. Solch eine an einen Dritten ausgelagerte Meldestelle haben Sie hier vorliegen.
Interne Meldungen sind häufig der beste Weg, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann, sollten Sie die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.
Externe Meldestellen werden bei bestimmten Behörden von Bund und Ländern eingerichtet. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es Ihnen unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Wie werden Hinweisgebende geschützt?
Der Schutz hinweisgebender Personen ist der wesentliche Bestandteil des Hinweisgeberschutzgesetzes. Dies geschieht durch Wahrung der Vertraulichkeit. Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien (wie zum Beispiel berufliche Nachteile) sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.
Wir als „an einen Dritten ausgelagerte interne Meldestelle“ wahren streng die Vertraulichkeit der Identität Hinweisgebender durch organisatorische und technische Maßnahmen sowie durch ein spezielles Datenschutzmanagementsystem. Dies gilt auch für Daten und Informationen, die zu Rückschlüssen auf die Identität Hinweisgebender führen können.
Wie tun wir das? Alle Daten, die vertraulich gehalten werden müssen, werden durch uns pseudonymisiert, das heißt zum Beispiel durch einen Zahlencode ersetzt. Dies gilt auch für weitere in dem Hinweis oder der Meldung genannte Personen, zum Beispiel Arbeitskollegen. Nur uns ist die Entschlüsselung des Zahlencodes bekannt. Nur pseudonymisierte Daten werden weitergegeben!
Die Identität Hinweisgebender ist innerhalb unseres Unternehmens nur zwei Personen bekannt: Der Rechtsanwältin/ dem Rechtsanwalt, der die Folgemaßnahmen festlegt und einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter, die/der den Fall bearbeitet. Beide sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Alle anderen Personen haben nur Einsicht in pseudonymisierte Akten.
Technische Maßnahmen: Das Meldeportal und die Bearbeitungsdaten befinden sich auf einem gesicherten Server in Deutschland. Sie befinden sich auf keinem zweiten Endgerät und auch nicht auf einer zweiten Software. Sie können nur auf diesem Server in einem geschützten Bereich bearbeitet werden. Der Betreiber des Servers bewahrt Sicherungskopien an einem zweiten Standort auf. Die Originaldaten sind von den pseudonymisierten Daten in einem geschützten Bereich getrennt.
Wir halten keine Akten in Papierform vor. Unsere Büros sind nahezu papierlos. Dokumente, die in Papierform vorgehalten werden müssen (Verträge, eingehende Briefe mit Unterschriften, Meldungen in Papierform etc.) werden nicht in unseren Büro, sondern an einem für Dritte unbekannten Ort unter Verschluss aufbewahrt.
Wann dürfen/müssen personenbezogene Daten Hinweisgebender weitergegeben werden?
Eine Ausnahme besteht, wenn eine eindeutige Einwilligung des Hinweisgebenden zur Weitergabe von personenbezogener Daten vorliegt. Dies gilt nicht für Daten Dritter.
Ausnahme kann auch sein, wenn das Weitergeben von personenbezogenen Daten zum Ergreifen von Folgemaßnahmen zwingend erforderlich ist. Folgemaßnahmen werden durch unsere Rechtsanwältin/ Rechtsanwalt festgelegt und sorgfältig abgewogen.
Strafprozessuale Auskunftsrechte von zuständigen Strafverfolgungsbehörden gegenüber der internen Meldestelle, besonders in Strafverfahren, werden durch das HinSchG nicht berührt, d. h. Auskunftsverlangen der zuständigen Strafverfolgungsbehörden sind nach Maßgabe der Strafprozessordnung zu beantworten. Dies gilt auch für verwaltungsbehördliche Bußgeldverfahren oder bei einer gerichtlichen Entscheidung.
In diesen Fällen erfolgt der erste Kontakt dennoch mit pseudonymisierten Daten. Nur unter den oben genannten Voraussetzungen erfolgt im späteren Kontakt durch uns eine Weitergabe der notwendigen Originaldaten. Dieser Vorgang wird durch durch unsere Rechtsanwältin/ Rechtsanwalt dokumentiert.
Wie erfolgt eine Meldung und welche Möglichkeiten gibt es?
Eine Meldung erfolgt über das interne Meldeportal des Unternehmens. Der Hinweis kann per geschütztem Online-Formular, Post, telefonisch oder auch persönlich abgeben werden.
Was passiert nach einer Meldung?
Nach einer Meldung geschieht folgendes:
Unsere Rechtsanwältin/ Rechtsanwalt prüft die Meldung und legt die Folgemaßnahmen fest.
Die Meldung wird pseudonymisiert und dokumentiert. Der Beschäftigungsgeber erhält eine pseudonymisierte Mitteilung und die Folgemaßnahmen werden eingeleitet und durchgeführt.
Die hinweisgebende Person erhält unverzüglich, spätestens 7 Tage nach seiner Meldung, eine Bestätigung des Eingangs seiner Meldung.
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung über die Folgemaßnahmen.
Bei anonymen Meldungen kann eine Kommunikation mit dem Hinweisgebenden natürlich nicht erfolgen.
Wie lange bleibt eine Meldung gespeichert oder werden Unterlagen aufgehoben?
Die Dokumentation Ihrer Meldung wird in der Regel 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Nach diesem Zeitpunkt stehen Unterlagen aus dem hiesigen Verfahren nicht mehr zu Beweiszwecken zur Verfügung. Ausnahmen können allerdings übergeordnete Aufbewahrungsfristen und haftungsrechtliche Gründe sein. Im Zweifel können Personen, bei berechtigtem Interesse, eine Auskunft bei uns durch einen schriftlichen Antrag erhalten. Dabei muss sich die fragende Person, zum Beispiel durch Vorlage des Personalausweises, identifizieren.
Hinweis anonyme Meldung
Anonyme Meldungen werden entgegengenommen, können jedoch eventuell nur bedingt bearbeitet werden. Eine Kommunikation mit der hinweisgebenden Person kann natürlich nicht erfolgen. Eine Verifizierung ist eventuell nur schwer oder gar nicht möglich. Dadurch können nur eingeschränkt Folgemaßnahmen festgelegt werden. Das Hinweisgeberschutzgesetz ist auch nicht für reine Vermutungen oder dafür gemacht, lediglich seinen Ärger zum Ausdruck zu bringen.
Hinweis vorsätzlich unwahre Meldung
Reine Spekulationen sind nicht vom Hinweisgeberschutz umfasst. Eine vorsätzlich unwahre Meldung kann strafrechtliche Konsequenzen haben.
Email-Zitat Herr D.
Hauptamtsleiter
